Asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

Eezy Flow Oy (jäljempänä “Eezy Flow”)
Y-tunnus 1990870-5
Itämerenkatu 3A, 00180 Helsinki

2 Tietosuoja-asioista vastaavan henkilön yhteystiedot

Hannu Salmensaari
Johtaja, Teknologia ja Kehitys
Eezy Flow Oy

Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa: info.flow(at) eezy.fi.

3 Tietosuojaselosteen kuvaus

Tässä yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016/EU) 13 ja 14 artiklojen mukaisessa tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten rekisterinpitäjä käsittelee kaupalliseen asiakkuuteen, potentiaaliseen asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen, palvelujen markkinointiin ja asiakasviestintään sekä asiakaspalautteisiin ja mielipide- ja markkinatutkimusten toteuttamiseen liittyviä henkilötietoja.

Rekisteröityjen ryhmä koostuu rekisterinpitäjän tai sen kanssa samaan konserniin kuuluvien muiden yritysten tarjoamia kaupallisia palveluita käyttävien tai palveluiden kohderyhmään kuuluvien yritysten ja organisaatioiden edustajien henkilötiedoista.

4 Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteröidyistä kerätään ja käsitellään seuraavia henkilötietojen kategorioita:

• Rekisteröidyn yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten nimi, yhteystiedot työpaikalle (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero), rekisteröidyn ammatti/nimike, työsuhteen voimassaolo
• Asiakkuuteen tai muuhun asialliseen yhteyteen liittyviä tietoja, kuten asiakasnumero, tietojen luonti- ja päivitysajankohdat, asiakkuuden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyviä tietoja (tilaustiedot, palautteet, yhteydenpitotapahtuman taltiot), asiakassegmentointiin liittyviä luokituksia, rekisteröidyn julkisiin lähteisiin perustuva työhistoria
• Markkinointi- ja myynninedistämistoimiin liittyvät tiedot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot, markkinointitoimenpiteet
• Rekisteröidyn edustamaan organisaatioon liittyviä tietoja kuten organisaation yhteystiedot, toimialaluokka, organisaatiokoko ja liikevaihtotiedot
• Tiedot rekisterinpitäjän järjestämiin tilaisuuksiin osallistumisesta
• Sähköisten palvelujen hoitamiseen liittyviä tietoja, kuten uutiskirjeen tilaaminen ja rekisteröidyn selaimen rekisterinpitäjän palvelimelle lähettämät tekniset tiedot (mm. selain ja sen versiot, IP-osoite ja sivu, jolta rekisteröity on siirtynyt rekisterinpitäjän sivuille) ja evästeet niiden sisältäessä henkilötietoja sekä palvelun ominaisuuksien käyttötiedot
• Henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja käyttöoikeusmääritykset tutkimusalustan demoon
• Asiakaspalautteisiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin liittyvät vastaukset

5 Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, erilaisista rekisteripitäjän palveluista, joita rekisteröity käyttää, sekä erilaisten markkinointitoimenpiteiden yhteydessä.

Henkilötietoja voidaan lisäksi kerätä ja päivittää rekisterinpitäjän konserniin kuuluvien muiden yritysten rekistereistä, rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneiden rekistereistä sekä yrityksiltä ja viranomaisilta, jotka tarjoavat henkilötietoja koskevia palveluja. Yhteisöjen edustajia koskevia tietoja voidaan kerätä myös kaupparekisteristä, yritysten verkkopalveluista sekä muista julkisesti saatavilla olevista lähteistä.

6 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään kaupalliseen asiakkuuteen, potentiaaliseen asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen, palvelujen markkinoinnissa ja asiakasviestinnässä sekä asiakaspalautteissa ja mielipide- ja markkinatutkimuksissa.

Henkilötietoja voidaan käsitellä soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin rekisterinpitäjän konserniin kulloinkin kuuluvien yhtiöiden ja rekisterinpitäjän huolellisesti valikoimien yhteistyökumppaneiden markkinointitarkoituksiin (muun muassa suoramarkkinointi ja mielipide- ja markkinatutkimukset). Tietoja  luovutetaan yhteistyökumppaneille vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat asiakas- ja markkinointirekisterin toiminta-ajatusta eivätkä ole tämän rekisterin käsittelytarkoitusten kanssa yhteen sopimattomia.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on kaupallisen asiakkuuden hoitamisen muodostama oikeutettu etu ja siihen liittyvien sopimussuhteiden täytäntöönpano sekä lisäksi mm. asiakaspalvelun parantaminen ja uusien palveluiden kehittäminen.

7 Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietojen luovuttaminen voi lähtökohtaisesti tapahtua vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat asiakas- ja markkinointirekisterin toiminta-ajatusta, ja joissa tietojen käyttötarkoitus ei ole yhteen sopimaton tämän rekisterin käyttötarkoitusten kanssa.

Henkilötietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluville yrityksille tai rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneille, jollei rekisteröity ole tätä erikseen kieltänyt. Henkilötietoja luovutetaan vain sellaiselle yhteistyökumppanille, joka on sitoutunut toimimaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Tietoja voidaan luovuttaa myös voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuen toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä tavalla, sekä historiallista tai tieteellistä tutkimusta varten silloin, kun henkilötiedot on muutettu ei-tunnistettavissa olevaan muotoon.

Mikäli rekisterinpitäjä myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa, voidaan tietoja luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille.

Lisäksi henkilötietoja voidaan siirtää sellaisille rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun ja rekisterinpitäjän ohjeistamana. Rekisterinpitäjän yhteistyökumppanilla ei tällöin ole oikeutta käsitellä henkilötietoja omaan lukuunsa.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.

8 Henkilötietojen suojaaminen

Rekisterinpitäjällä on käytössä asianmukaisia teknisiä ja hallinnollisia tietoturvatoimenpiteitä henkilötietojen suojan varmistamiseksi. Henkilötietoja tallennetaan sekä sähköisiin tietokantoihin että manuaalisesti ylläpidettäviin aineistoihin.

Sähköisesti käsiteltävät tietokannat on suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalisesti ylläpidettävät ja käsiteltävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on rekisteröitynä seuraavat tietosuojalainsäädännön turvaamat oikeudet:

• Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista. Henkilötietojen korjauspyyntö tulee yksilöidä siten, että henkilötiedoissa oleva virhe voidaan havaita ja korjata helposti.
• Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
• Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
• Rekisteröidyllä on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen eli saada itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
• Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu) tai muulle Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen tietosuojaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyyn liittyviä lakisääteisiä oikeuksia on rikottu.

Rekisteröity voi osoittaa pyynnöt yllä mainittujen oikeuksiensa käyttämisestä kohdassa 2 mainittuun sähköpostiosoitteeseen.

11 Tietosuojaselosteen muuttaminen

Rekisterinpitäjä kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä viestintäkanavissaan ja verkkosivuillaan. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Rekisterinpitäjä suosittelee tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti ja aika ajoin uudelleen.

Alla olevista linkeistä löytyy lisätietoa siitä, mitä tietoja keräämme, mihin käytämme keräämiämme tietoja sekä miten niitä meillä käsitellään ja säilytetään.

Päivitetty 1.10.2021