Lean-ajattelu vähentää hukkaa ja tuo prosesseihin sujuvuutta

Lean-ajattelu rakentuu johtamisfilosofiasta, arvoista ja kulttuurista sekä työkaluista ja menetelmistä, jotka tähtäävät ihmisten osallistamiseen, arvon tuottamiseen asiakkaalle ja jatkuvaan parantamiseen. Lean-ajattelu soveltuu kaikkeen liiketoiminnan kehittämiseen – ei pelkästään tuotantolaitoksiin. Lean-menetelmiä käytetään yleisesti niin asiantuntijatyön tai asiakastyön kehittämisessä, kuin vaikka projektinhallinnassakin.  

Melko tarkalleen kolme vuotta sitten korona sulki ihmiset koteihinsa ja organisaatioiden oli järjestettävä etätyömahdollisuus henkilöstölleen, joidenkin jopa ensimmäistä kertaa ikinä. Haasteen edessä moni joutuikin ottamaan suuria loikkia kohti digitaalisempia toimintatapoja kertaheitolla, ja laastariratkaisuilta ei vältytty. 

Akuutissa kriisissä joko lamaantuu tai alkaa toimimaan, eikä kumpikaan tilanne välttämättä ole suotuisa suunnitelmalliseen toimintaan ja rationaaliseen ajatteluun. 

Poikkeusaika on ohi – kuinka korvata laastariratkaisut?

Poikkeusaika on ohi, ja on huomattu, etteivät aiemmin sovitut toimintamallit enää toimi toivotulla tavalla, tai niihin on hiipinyt liikaa varianssia. Seurauksena kasvanut hukka, eli arvoa tuottamaton tekeminen, esimerkiksi ylituotanto, varastointi, kuljetus, virheet ja laatuongelmat tai muunlainen epätasapaino ja ylikuormitus, on lisännyt tehottomuutta. 

Viimeisen puolen vuoden aikana ollaan herätty tarpeeseen korvata korona-ajan laastariratkaisuja pysyvillä ja paremmin mietityillä prosesseilla. 

Lean-ajattelu puhuu laadukkaan ja järkevän työn puolesta 

Liinaaminen, eli työn tekemisen sujuvoittaminen: 

• Auttaa organisaatiota kehittämään ja yhtenäistämään projektien vaiheita
• Auttaa tunnistamaan keskeisiä kehitystoimenpiteitä
• Vapauttaa tiimien aikaa tehostettujen toimintojen myötä
• Innostaa ihmisiä kehittämään toimintoja itsenäisemmin
• Sitouttaa työntekijöitä jatkuvan kehittämisen kulttuuriin
• Synnyttää yhteisen tekemisen myötä vakioidut, tasalaatuiset ja tehokkaammat yhteneväiset projektien hallintatavat:
  • Helpottamaan arkea
  • Tuomaan tasalaatuisuutta projekteihin
  • Parantamaan kustannustehokkuutta 
  • Poistamaan turhaumia (ja turhautumista)

Ulkopuolelta näkee paremmin sisään 

Omien resurssien riittämättömyys, sekä perspektiivin puute omaan tekemiseen toimivat usein prosessien siivoamisen esteinä. Omaa tai tiimin tekemistä on vaikea kyseenalaistaa liian läheltä – tuore katsontakanta tarvitaan ulkopuolelta. 

Vaihtoehtoja ulkopuolisen avun hyödyntämiseen on monia. Eezy Flown kokemuksen mukaan parhaimmat tulokset ja hyödyt saadaan, kun osallistetaan ihmiset valitsemaan joko yhteisesti kehitettävä pilottiprojekti, tai jokaiselle oma kehityshanke. 

Lean -kehityshanke vaihe vaiheelta 

Kun hankkeet tai kehitettävä prosessi on valittu, ulkoinen projektipäällikkö perehdyttää, haastaa, seuraa ja tukee kehitysprojektien toimintaa vaihe vaiheelta.

Ensimmäisessä työpajassa käydään läpi prosessien sujuvoittamisen ja ongelmanratkaisun menetelmien hyödyntämismetodiikkaa, ja lähdetään määrittämään valittujen haasteiden nykytilaa. Ulkoinen projektipäällikkö ohjaa kokoontumisten välissä osallistujajoukkoa valittujen havainnollistavien ja konkreettisten välitehtävien kautta. 

Ensimmäisen työpajan jälkeen sisäiset projektipäälliköt ovat analysoineet sekä nykytilaa että määritelleet tavoitetilaa, jolloin toisessa työpajassa voidaan keskittyä ongelmien juurisyiden tunnistamiseen ja toimenpiteiden valintaan sekä toteutustapoihin. 

Kolmannessa työpajassa keskitytään käymään läpi hankkeiden etenemistä ja saavutettuja hyötyjä, sekä puhutaan visualisoinnin merkityksestä. Päämääränä on saattaa hankkeet loppuun ja esitellä valmiit toteutukset viimeisessä työpajassa.

Toteutuksen aikana syntyy siis samalla ymmärrystä prosessien sujuvoittamisen metodeista, että valmiita tuotoksia, joissa on mitattavaa hyötyä.

Näin jokaisen motivaatio pysyy yllä, työ on mielekästä ja merkityksellistä ja yritys saa maksimaalisen hyödyn sekä osoitetun & mitatun arvon. Ulkopuolisen tuen investointi on helposti kuitattu – ja mikä tärkeintä, opitut metodit jäävät osaksi organisaation työkalupakkia.

Pitkällä tähtäimellä tämä mahdollistaa organisaation oppimisen ja yhteiset tavat toimia, toisin sanoen tekee jatkuvasta kehittämisestä arkea.

Kiinnostuitko?

Lue lisää johtamisesta