Mihin tarvitsemmekaan Leania?

Lean on arvon tuottamista. Lean-ajattelutavassa ja -menetelmien hyödyntämisessä liiketoiminnan kehittämiseksi on kyse ennen kaikkea siitä, että valjastamme joukkomme yhdessä kehittämään yrityksen toimintaa. Leanin avulla parannetaan asiakasarvoa ja laatua sekä sujuvoitetaan niin omia kuin asiakkaaseenkin kohdistuvia toimintojamme. Näin voidaan entistä paremmin vastata kilpailuun sekä tuottaa arvoa asiakkaillemme ja ihmisillemme.

Siksi on tärkeää, että Leanin perusteiden ymmärryksen ja alulle saattamisen jälkeen oppeja ja osaamista syvennetään osaksi organisaation toimintaa. Tässä erityisesti esimiehillä, johdolla ja päälliköillä on tärkein rooli. Ilman organisaation johdon tukea, Lean-filosofia ja käytänteet eivät juurru osaksi organisaation päivittäistä tekemistä.

Mitä on Lean?

Ruotsissa tehtiin taannoin tutkimus Leanin määritelmästä. Haastateltavana oli yli 60 Lean-asiantuntijaa 14 eri alalta, joilta saatiin vastauksia 17 eri kategoriaan. Tästä määritelmien variaatiosta voi päätellä, että Lean ymmärretään erilaisina abstraktion tasoina, kuten filosofia, arvot, kulttuuri, elämäntapa tai yleisesti ajattelutapa. Jos pureudutaan seuraavalle tasolle, niin päädymme parannuskeinoihin, järjestelmiin tai konkreettisemmin menetelmiin, työkaluihin tai yksittäisiin teemoihin, kuten hukan poistamiseen. Mutta tällöin mielestäni menemme jo liian kapealle tasolle. Jos Lean määritellään vaan joukoksi menetelmiä, siitä tulee helposti itsetarkoitus. Tällöin menetelmästä voi tulla tavoite, eikä keino tavoitteeseen pääsyyn.

Emme voi siis keskittyä pelkästään keinoihin eli MITEN, vaan myös tavoitteisiin ja syihin, jotka antavat vastauksen kysymykseen MIKSI.

LEAN on johtamisjärjestelmä.
LEAN on asiakastarpeiden ymmärtämistä ja huomioimista.
LEAN on ongelmien ratkaisua käytännössä.
LEAN on tiimityötä, jonka päämäärä on sitouttaa koko organisaatio mukaan jatkuvaan kehittämiseen.
LEAN on työn vakioimista ja visualisointia.
LEAN on jatkuvaa parantamista sekä edellä mainittujen asioiden johtamista.

Leanin hyödyt projektinhallinnassa

Leania hyödynnetään tänä päivänä laajasti niin asiantuntija- kuin projektiorganisaatioissakin – ei siis vain tuotannollisissa yrityksissä. Koska Lean tähtää arvon tuottamiseen asiakkaille, Lean-vetoisissa projekteissa tavoitellaan mm. pienempiä resursseja, sujuvampaa ja tehokkaampaa tekemistä sekä virheiden vähentämistä. Leanin etuja esim. projektinhallinnassa ovat:

Aito asiakaslähtöisyys. Leanin perusperiaatteen mukaan tarkoitus on lisätä maksimaalisesti arvoa asiakkaalle ja karsia kaikki, mitä asiakas ei arvosta. Tämä tarkoittaa myös odotusaikojen minimoimista.
Jatkuvan kehittämisen periaate. Leanin pyrkimys on ajan myötä vähentää tehtäviä, jotka ovat ennakoimattoman laajuisia ja joista puuttuu standardoitu työmalli.
Kustannustehokkuus. Tarkoitus on minimoida hukka-aikaa, karsia turhaa työtä, lisätä laatua, noudattaa just-in-time-imuohjausperiaatetta ja välttää ylilaadun tuottamista.

Ja ennen kaikkea tänä aikana, kun organisaatiot tarvitsevat innovatiivisuutta ja innostusta, ihmisten motivoimista ja osallistamista mukaan kehittämiseen, Lean ajattelutapa ja metodit mahdollistavat erinomaisen pohjan me-hengen ja uudenlaisen, jatkuvaan kehittämiseen tähtäävän kulttuurin luomiseen.

Leanin avulla myös asiantuntijaorganisaatiot voivat keskittyä sujuvoittamaan työtään. Tässä muutamia keskeisiä tapoja, joiden avulla voi lähestyä omien prosessien sujuvoittamista:

Eliminoi työvaiheita ja tehtävien siirtoa henkilöltä toiselle
Eliminoi turhat hyväksynnät ja/tai hierarkkisuutta
Yhdistele työvaiheita
Muuta tehtävien järjestystä, ajoitusta tai rytmiä
Toteuta imuohjaus-periaatetta
Pienennä eräkokoa
Paranna laatua (esim. nostamalla virheet ja ongelmat esiin, vaatii henkilöstöltä sitoutuneisuutta ja avointa kulttuuria)
Visualisoi tilannekuva(t)
Eliminoi turha liike, siirtäminen tai odottaminen
Standardoi & vakioi
Lopeta arvoa tuottamattomien tehtävien tekeminen
Tasoita työkuormaa
Käytä suoritusjärjestelmänä FIFOa (First in, first out)

Lähde: Sari Torkkola: Lean asiantuntijatyön johtamisessa

Lean-kulttuurille on siis paikkansa ja käyttötarkoituksia toimialaan, tehtävään tai rooleihin katsomatta. Minun vahva uskoni ja kokemukseni on, että jokainen organisaatio voi omaksua itselleen sopivia tapoja hyödyntää sekä Lean-filosofiaa että varsinaista työkalupakkiakin. Rohkeasti siis vaan mukaan tutustumaan!