Vinkkejä henkilöstötutkimuksen viestintään

Mitä, kenelle ja milloin?

Viestintä on olennainen osa onnistunutta henkilöstötutkimusta. Aktiivisesti, avoimesti ja selkeästi viestimällä varmistetaan, että henkilöstötutkimuksen merkitys toiminnan kehittämisessä välittyy koko organisaatiolle.

Kun henkilöstötutkimusta lähdetään toteuttamaan, on tärkeää suunnitella sisäistä viestintää koko tutkimusprosessin ajalle aina alkuvaiheista tulosten hyödyntämiseen saakka. Alussa kannattaa pohtia tarkemmin mitä, milloin ja kenelle tutkimusprosessin aikana viestitään. Tämän lisäksi tulee päättää, mitä kanavia tullaan hyödyntämään ja kenen vastuulla tutkimuksesta viestiminen on. Henkilöstölle kannattaa jo varhaisessa vaiheessa kertoa tulevasta henkilöstötutkimuksesta sekä sen merkityksestä organisaatioille ja toiminnan kehittämiselle.

Luottamus on onnistuneen henkilöstötutkimuksen peruspilari

Viestinnän tärkeä tehtävä on lisätä avoimuutta ja luottamusta tutkimusta kohtaan. Ihmiset rohkaistuvat vastaamaan tutkimukseen rehellisesti ja avoimesti, kun heillä on selkeä ymmärrys tutkimustulosten luottamuksellisuudesta ja vastausten anonyymiydestä. Ammattimaisesti toimiva tutkimuskumppani pitää aina huolen vastaajien anonymiteetistä. Lue lisää Eezy Flown henkilöstötutkimuksen luottamuksellisuudesta.

Luottamuksen rakentaminen on hyvä pitää mielessä koko prosessin ajan. Ennen vastausaikaa tulee tuoda esille perustiedot tutkimuksesta – erityisesti sen tarkoitus, tavoitteet, hyödyt ja toteutustapa eli miksi, miten ja milloin tutkimus toteutetaan. Selkeys luo turvallisuuden tunnetta. Tulosten purkaminen ammattimaisesti ja vaikuttavien toimenpiteiden suunnittelu tulosten perusteella luovat pohjaa myös seuraavan tutkimuksen onnistumiselle.

Vaihe vaiheelta eteenpäin

Henkilöstötutkimuksen viestintäpolun voi jakaa viiteen eri vaiheeseen tutkimuksen etenemisen mukaisesti:

1. Tutkimuksen suunnittelu
2. Tutkimukseen vastaamisvaihe
3. Vastaamisajan päättyminen
4. Tulosten valmistuminen
5. Tulosten hyödyntäminen

Lähestyvästä tutkimuksesta tulee viestiä hyvissä ajoin ja monessa kanavassa, jotta viesti saavuttaa jokaisen työntekijän. Johdonmukaista ja aktiivista viestintää kannattaa pitää yllä koko vastaamisvaiheen ajan. Esihenkilöillä ja johdolla on iso rooli vastaamiseen kannustamisessa, sillä viesti siitä, että johdolle on henkilökohtaisesti tärkeää saada ajankohtaista tietoa ja palautetta organisaation toiminnasta ja johtamisesta auttaa tutkimuksen merkityksen hahmottamisessa. Tutkimuksen hyötyjen korostaminen kannustaa vastaamaan.

Tiedonkeruun päätyttyä vastaamisesta kiittäminen on paikallaan. Erityisesti hyviin vastausprosentteihin yltäminen on kiitoksen arvoinen suoritus. Tässä vaiheessa on myös tärkeää viestiä, miten edetään sekä milloin ja miten tulokset käydään läpi organisaatioissa ja tiimeissä.

Kun tulokset ovat tulleet ja ne on käyty läpi, seuraava vaihe on viestiä onnistumisista ja kehittämistoimenpiteistä. Vaikka tutkimuksen tarkoitus on löytää kehittämiskohteet, aivan yhtä tärkeää on kiinnittää huomiota hyvään ja onnistumisiin. Viestikää siitä, miten vahvuuksia pidetään jatkossakin yllä sekä miten ja millä aikataululla haasteita ryhdytään ratkomaan.

Pikavinkit henkilöstötutkimuksen viestintään:

• Käytä useita viestintäkanavia, jotta viesti tavoittaa jokaisen työntekijän (intra, sähköposti, julisteet ym.)
• Viestien on hyvä olla lyhyitä ja ytimekkäitä, jotta ne ovat helposti ymmärrettävissä
• Painota tutkimuksen hyötyjä ja merkitystä toiminnan kehittämisessä
• Viesti tutkimuksen luotettavuudesta, jotta henkilöstö vastaa tutkimukseen rehellisesti
• Ota esihenkilöt mukaan kannustamaan vastaamaan ja huolehdi, että heillä on perustiedot tutkimuksesta

Eezy Flown henkilöstötutkimuksen mukana saat käyttöösi kattavat viestintämateriaalit, joiden avulla kannustetaan ihmisiä vastaamaan. Onnistuneita tutkimuskokemuksia!

Jutellaanko lisää aiheesta?

Lue lisää aiheesta