Viestintä kehittämiskohteena – näillä eväillä onnistut

Usein henkilöstötutkimuksia kritisoidaan siitä, että viestintä nousee niistä aina ja kaikkialla esiin ”stereotyypisenä” kehittämiskohteena. Olisiko asialle tehtävissä jotain, ei siis tutkimukselle vaan sille tiedonkululle ja viestinnälle?

Organisaation sisäinen viestintä on merkittävä tekijä tiedonkulun, strategian toteutumisen ja yhteisten onnistumisten kannalta. Kuulen usein puhuttavan siitä, että johdon tärkein tehtävä on viestiä yhteinen suunta ja auttaa ihmisiä strategian sisäistämisessä ja strategian elämisessä todeksi. Jotta strategia saadaan oikeasti ohjaamaan yksilöiden toimintaa arjessa, täytyy ymmärtää, että tiedonkulussa ja viestinnässä on monia eri tasoja.

Tutkittua tietoa organisaatioviestinnän kehittämisen tueksi

Me Eezy Flowlla tutkimme vuosittain vajaan 200.000 ihmisen odotuksia ja kokemuksia työelämästä. Alla esitetty aineisto kertoo suomalaisten kokemuksista organisaation tiedonkulun ja viestinnän toimivuudesta laaja-alaisesti eri toimialoilla (N noin 450 000 hlöä). Kokemukset viestinnän toimivuudesta vaihtelevat selkeästi riippuen siitä, mistä kulmasta tiedonkulkua ja viestintää kulloinkin tarkastellaan.

Tietoisuus omaan työhön liittyvistä odotuksista on yleisesti ottaen erittäin korkealla tasolla. Jopa tätäkin korkeammaksi nousee mahdollisuus viestiä omalle esihenkilölle asioista silloinkin, kun on hänen kanssaan eri mieltä. Tämä siis Suomessa, mutta eri maissa ja kulttuureissa näidenkin asioiden suhteen esiintyy merkittävää vaihtelua.

Kun puretaan yhtälöä pala kerrallaan, selviää tiedonkulun ja viestinnän perimmäinen ongelma varsin helposti ja samalla löytyvät myös ratkaisut viestinnän kehittämiseen: henkilöstö ei juurikaan koe tulleensa kuulluksi tehtäessä heitä koskevia päätöksiä, eikä tieto kulje yksiköiden sisälläkään erityisen hyvin.

Vaikka henkilöstöä näennäisesti kuunneltaisiin, eivät he koe, että heidän mielipiteillään olisi ollut päätöksentekoon aidosti vaikutusta.

Viestinnän tavoite on saada aikaan toimintaa

Organisaatioviestintää suunniteltaessa on hyvä ottaa huomioon viestinnän ja tiedon sisäistämisen eri muodot ja vaiheet. Siinä, missä alkuinfo tulee usein tiedottamisena, asian syvällisempi sisäistäminen vaatii vuorovaikutusta, osallistumista ja seurantaa.

Eri viesteillä on erilaiset tavoitteet. Siinä, missä toiset asiat ovat yleistä tiedottamista (tilinpäätösinfot, nimitykset ja tulevat tapahtumat), toiset viestit vaativat vastaanottajaltaan reagointia (käy kirjautumassa, varaa aikasi) tai toiminnan muutosta (uusi CRM, uudet toimintamallit, uusi strategia).

Silloin, kun viestinnän tavoitteena on saada aikaan jokin reaktio tai muutos yksilötason käyttäytymisessä, pelkkä tiedon ja viestin välittäminen ei riitä. Viestinnän on itsessään oltava aktiivinen jatkuva prosessi, jota toteutetaan monin eri keinoin kahdensuuntaisesti.

Askel 1. Jos ihmiset eivät tiedä heille merkityksellisistä asioista, syntyy organisaatioissa helposti huhujen kierre, joka pyritään katkaisemaan viestinnällä. Tämä vaihe viestinnästä on usein tiedottamista.

Askel 2. Varmistu viestijänä siitä, ymmärsikö kohdeyleisö kuulemansa. Helpoin tapa tähän on vuorovaikutus, keskustelu ja vapaamuotoinen jutustelu. Vuorovaikutuksen ansiosta molemminpuolinen ymmärrys aiheesta lisääntyy, mutta tämä vaihe ei välttämässä aikaansaa ihmisen toiminnassa muutosta tai positiivista vastaanottoa.

Askel 3. Kuuntele palaute ja aisti, miten viestisi on uponnut – nyt tiedän ja ymmärrän, mutta saatan edelleen olla eri mieltä asiasta. Jollei kohdejoukko hyväksy kuulemaansa eikä heillä ole kanavaa tuoda näkemystään esille, kokemus tiedonkulusta romahtaa totaalisesti. Ota porukka mukaan, pyydä heitä osallistumaan, ideoimaan ja ottamaan asia yhdessä haltuun, niin hyväksyntä aihetta ja yhdessä suunniteltuja toimenpiteitä kohtaan lisääntyy merkittävästi. Samalla myös kokemus tiedonkulusta paranee olennaisesti.

Askel 4. Ihmiset tietävät, ovat ymmärtäneet kuulemansa ja myös hyväksyneet asian, mutta mitään ei tapahdu? Tarvitaan seurantaa ja palautetta tai alkuperäinen viesti inflatoituu ja menettää merkityksensä – ”ei tää vissiin niin tärkeä juttu ollutkaan”. Kun palaat aiheeseen hyötyjen ja merkityksen kautta ratkaisukeskeisesti, ihmiset lähtevät mukaan, ”on ollut vaan vähän muita kiireitä”. Pieni kysymys silloin tällöin, että ”missäs mennään ja tarviitko jeesiä?” riittää.

Alkuperäisen tietämättömyyden sijaan toiminta on aktivoitunut tavoitteen suuntaan. Pelkkä mahdollistaminen ei kuitenkaan riitä, vaan asioita pitää edistää ja aktivoida monin eri keinoin kulloisenkin tilanteen ja tarpeen mukaan.

Toiminnan kehittäminen henkilöstötutkimuksen tulosten pohjalta ei ole aina helppoa ja vaatii montakin porrasta, että muutoksia saadaan aikaan.

Ota yhteyttä!

Lue lisää aiheesta